Réseaux de centres d'excellence
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Lignes directrices pour les communications des RCE
Les activités de communication sont un facteur essentiel de la réussite d’une organisation; c’est pourquoi les réseaux et les centres financés par les Réseaux de centres d’excellence (RCE) doivent donner une priorité adéquate à cet aspect. Ils doivent notamment élaborer un plan ou une stratégie de communication et nommer une personne qui a les compétences requises pour gérer ces activités. Le présent guide décrit ce que les réseaux et les centres doivent faire ou sont invités à faire, ainsi que les ressources et l’aide offertes par le Secrétariat des RCE.
L’efficacité des communications et la cohérence des messages influent sur la façon dont les membres et les intervenants des réseaux et des centres réalisent et échangent leurs travaux. Les activités, les résultats et les réalisations doivent être communiqués aux publics internes et externes des réseaux et des centres, par exemple, les éventuels participants de tous les secteurs, les décideurs publics, les médias et les citoyens.
Les réseaux et les centres doivent élaborer un plan de communication qui prévoit des objectifs et des activités qui accroîtront l’intérêt pour le réseau ou le centre et ses activités et qui feront découvrir le réseau ou le centre et le programme pertinent des RCE à un vaste public. En outre, ils doivent collaborer avec le personnel des communications du Secrétariat des RCE pour élaborer leurs activités de communication destinées à des publics externes.
- Annonce publique des fonds accordés par les RCE
- Mentionner le financement du gouvernement du Canada
- Activités de communication des réseaux et des centres
- Langues officielles
- Aide donnée par le Secrétariat des RCE pour les communications
- Lignes directrices pour la rédaction
Annonce publique des fonds accordés par les RCE
Quand un concours prend fin, le processus visant à informer les candidats des résultats et à préparer l’annonce publique est lancé. Toutes les personnes qui connaissent les résultats doivent en assurer la confidentialité jusqu’à ce que l’annonce publique soit faite.
Il est à noter que ce principe de confidentialité n’empêche pas les bénéficiaires d’échanger de l’information au besoin afin de répondre à des besoins opérationnels. Il ne vise pas à empêcher un réseau ou un centre d’utiliser les fonds gouvernementaux de façon optimale. Un réseau ou un centre pourrait par exemple devoir finaliser des ententes de partenariat, engager du personnel ou recruter des membres pour son conseil d’administration.
C’est un ministre fédéral (habituellement le ministre des Sciences ou le ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique) ou son remplaçant qui a le privilège d’annoncer que des fonds ont été attribués à un réseau ou à un centre, car cela lui donne l’occasion de souligner l’investissement du gouvernement dans la recherche et l’innovation. Le Secrétariat des RCE assure la liaison avec le cabinet du ministre approprié et formule des recommandations au sujet de la date et du lieu de l’annonce publique. À certaines occasions, il peut recommander d’annoncer les résultats du concours uniquement à l’aide d’un communiqué. Dans tous les cas, le protocole exige que la décision finale au sujet de la date et du processus soit prise par le ministre fédéral.
Quand l’annonce publique est planifiée, le personnel des communications des RCE travaille en étroite collaboration avec les bénéficiaires pour coordonner la logistique : lieu, invités, conférenciers, scénario, relations avec les médias et autres. Habituellement, l’activité se déroule au siège social de l’un des bénéficiaires, et les dirigeants des autres organisations bénéficiaires sont invités à y participer. Lorsque l’annonce publique a été faite, les bénéficiaires individuels peuvent organiser des célébrations de « mise en œuvre » ou des lancements officiels à leur discrétion. Les réseaux et les centres doivent informer le Secrétariat des RCE de ces activités. Le personnel des communications des RCE leur donnera de l’aide, par exemple, en invitant des dignitaires et en annonçant l’activité à l’aide des mécanismes de communication des RCE.
Mentionner le financement du gouvernement du Canada
La contribution du gouvernement fédéral qui appuie le travail du réseau ou du centre doit être mentionnée dans les communications. Pour ce faire, il est notamment possible de nommer le gouvernement fédéral, le Programme des RCE ou l’organisme subventionnaire fédéral approprié.
Pour ce qui est de l’identité visuelle, conformément au
Programme de coordination de l’image de marque (PCIM)
, les bénéficiaires de fonds fédéraux doivent utiliser le symbole du drapeau présenté ci‑dessous. Ils peuvent aussi utiliser le mot‑symbole Canada pour mentionner le financement fédéral.
Le symbole des RCE peut être utilisé dans certaines circonstances, à la discrétion de l’agent de communication du réseau ou du centre. Ainsi, il peut être ajouté sur le matériel de promotion, dans les sites Web ou sur les bannières en complément des symboles requis en vertu du PCIM. En outre, les réseaux et les centres sont invités à utiliser l’un des slogans suivants avec le symbole des RCE : « Une initiative des organismes subventionnaires de la recherche du Canada » ou « Une initiative du CRSNG, des IRSC et du CRSH ».
Il est à noter qu’à l’expiration de l’entente de financement d’un réseau ou d’un centre, il faut arrêter d’utiliser ces symboles et de mentionner l’appui donné par le gouvernement fédéral.
Symbole du drapeau
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Mot-symbole Canada
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Symbole des RCE - Sigle bilingue - français en premier
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Symbole des RCE - Sigle bilingue - anglais en premier
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Sigle et nom au long (bilingue) - français en premier
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Sigle et nom au long (bilingue) - anglais en premier
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Activités de communication des réseaux et des centres
La plupart des réseaux et des centres engagent des employés pour gérer les communications. Voici certains de leurs rôles :
- élaborer la stratégie ou le plan de communication pour assurer l’utilisation des messages, des images et des outils de communication appropriés afin de donner une représentation uniforme de l’organisation et de son mandat;
- trouver des idées pour des articles, des communiqués et des activités qui montrent les retombées du travail du réseau ou du centre;
- donner des avis stratégiques lorsque survient une question qui pourrait changer la perception publique du réseau ou du centre;
- gérer les relations et assurer la liaison avec les partenaires, les médias nationaux et locaux, les agences de relations publiques, les agences de presse et les organisateurs d’activités afin de veiller à ce que les objectifs du projet soient atteints et que le calendrier et le budget soient respectés;
- organiser des entrevues et gérer la communication des données officielles;
- rédiger ou réviser le matériel de communication interne et externe.
En plus de mentionner que les fonds proviennent du gouvernement du Canada, les réseaux et les centres doivent communiquer l’information pertinente à l’avance au personnel des communications des RCE, notamment les communiqués, les avis sur les activités à venir, les articles percutants et les vidéos. Le personnel des communications des RCE surveille les sites Web et les comptes des médias sociaux, mais il sera certain de recevoir l’information si elle lui est communiquée directement.
En outre, il est important que tous les enjeux qui pourraient avoir une incidence sur le réseau ou le centre, l’établissement d’accueil, les programmes des RCE ou le gouvernement du Canada soient transmis dès que possible au Secrétariat des RCE.
Le plan de communication du réseau ou du centre doit correspondre à la vision et à la mission de l’organisation et décrire les stratégies qui seront adoptées à l’appui de ses principaux objectifs. Voici des exemples d’activités :
- faciliter les communications internes telles que l’échange d’information entre les membres du réseau ou du centre;
- axer les relations avec les intervenants sur la création et le maintien de partenariats;
- promouvoir les activités et les résultats du réseau ou du centre auprès du grand public, des décideurs et des médias;
- organiser des activités de sensibilisation et d’éducation à l’intention de ses membres et du milieu de la recherche.
Langues officielles
Conformément à la Loi sur les langues officielles, les organismes subventionnaires ont déterminé que des mesures concrètes doivent être prises pour promouvoir l’usage du français et de l’anglais dans la société canadienne. Compte tenu de la portée nationale du Programme des RCE, les réseaux doivent créer des sites Web et du matériel de communication dans les deux langues officielles. Ils sont aussi invités à essayer de communiquer avec les intervenants dans la langue officielle de leur choix. Tel qu’il est indiqué dans le guide du programme de 2018 et dans l’entente de financement, les réseaux financés en 2018 et par la suite doivent :
- faire mention en français et en anglais qu’ils ont reçu l’appui financier des organismes subventionnaires, à toutes les occasions possibles;
- tenir un site Web (p. ex. la page d’accueil et les autres pages principales) dans les deux langues officielles et y inclure le lien vers la page Web française Programme des RCE et la page Web anglaise NCE Program ainsi que vers les pages française et anglaise que tient le Secrétariat des RCE pour chaque réseau
- annoncer leurs concours et activités dans les deux langues officielles.
Les réseaux sont aussi invités à :
- organiser les activités, le cas échéant, de sorte à répondre aux besoins des membres des deux communautés de langues officielles; et
- dans la mesure du possible, fournir aux membres des deux communautés de langues officielles des réponses à leurs questions générales sur le réseau dans la langue officielle de leur choix.
Aide donnée par le Secrétariat des RCE pour les communications
Le Secrétariat des RCE réalise une vaste gamme d’activités de communication, dont beaucoup contribuent à appuyer les activités de communication des réseaux et des centres. Ces activités visent à accroître la visibilité des RCE et des bénéficiaires, ainsi qu’à favoriser l’établissement de liens entre les réseaux et les centres. Voici des exemples d’activités et de moyens de communication.
Site Web des RCE
Ce site est le principal endroit où l’on peut trouver l’information et les nouvelles qui concernent les RCE. Il contient des sections qui sont directement pertinentes pour les activités de communication des réseaux et des centres.
- Les réseaux et les centres dans l’actualité – Le personnel des communications des RCE surveille les sites Web des réseaux et des centres et tient à jour un fil RSS des réseaux et des centres dans l’actualité qui contient des liens vers ces sites.
- Nouvelles du Secrétariat des RCE – Ce site présente des nouvelles pertinentes provenant du Secrétariat des RCE, des organismes subventionnaires et d’autres sources.
- Retombées de l’innovation – Ce site contient des articles plus longs qui décrivent en détail les réalisations des réseaux et des centres.
- Événements des réseaux et des centres – Ce site présente une liste des activités organisées par les réseaux et les centres.
- Réseaux et centres financés – Cette page résume le mandat, la structure, le personnel important et les réalisations de chaque réseau ou centre.
Bulletin ExcelleNCE
- Ce bulletin est publié en vue de tenir la communauté des RCE informée des plus récentes nouvelles transmises par le Secrétariat des RCE, de présenter des articles sur les réussites et les pratiques exemplaires et de donner des nouvelles des réseaux et des centres.
- Habituellement, les articles proviennent d’un échantillon représentatif des articles qui apparaissent dans la section du site Web intitulée Les réseaux et les centres dans l’actualité.
Médias sociaux
- Les comptes des médias sociaux des RCE présentent des nouvelles, des activités et des articles percutants pertinents provenant des organisations financées par les RCE, ainsi que des nouvelles du Secrétariat des RCE.
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Autres activités
- Le Secrétariat des RCE participe parfois à des activités d’innovation telles que la conférence Discovery des Centres d’excellence de l’Ontario. Dans ce cas, les organisations financées par les RCE peuvent lui remettre du matériel de promotion.
- Le personnel des communications des RCE peut aussi donner de l’aide pour les communications sur les activités des réseaux et des centres, par exemple, fournir du matériel de promotion et les bannières officielles des RCE.
Liaison avec le gouvernement
- Le personnel des communications des RCE peut vous aider à entrer en communication avec des personnes‑ressources du gouvernement fédéral (y compris les organismes subventionnaires) ou à faire le suivi des invitations envoyées aux ministres responsables du Programme des RCE (ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique; ministre de la Santé; et ministre des Sciences).
Lignes directrices pour la rédaction
Les réseaux et les centres sont invités à proposer des idées et des articles. Veuillez vérifier auparavant auprès du personnel des communications des RCE pour vous assurer que les textes soumis satisfont aux exigences des RCE en matière de rédaction et répondent aux besoins actuels.
En général, les RCE publient des articles de trois longueurs : articles courts pour le bulletin (environ 50 mots); articles plus longs contenant des citations pour les rapports annuels (environ 150 mots); et articles de fond (500 mots et plus).
Habituellement, les manchettes, les activités et les vidéos sont affichées automatiquement avec un titre et un lien vers le site Web du réseau ou du centre. Toutes les autres décisions de publication sont basées sur une gamme de facteurs :
- la pertinence et l’intérêt des articles;
- la nécessité de présenter le portefeuille complet des réseaux et des centres au fil du temps;
- la nécessité de présenter la série complète des programmes des RCE;
- la nécessité de présenter les divers secteurs représentés dans le portefeuille des RCE.
